Một số rào cản và các kỹ năng cần trang bị
Dù nhận thức được giá trị và tiềm năng của những công cụ TTXH như: hợp tác từ xa cho các dự án xuyên chức năng, blog nội bộ, diễn đàn và các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, YouTube, đặc biệt là những chiến dịch truyền thông theo kiểu "lây lan vi-rút" hay đồng phát triển sản phẩm bằng quy trình sáng tạo mở, nhưng có mạnh dạn áp dụng những công cụ này hay không vẫn là một câu hỏi khó đối với các nhà lãnh đạo.
Một trong những lo ngại lớn nhất chính là thông tin mật của nội bộ có thể rò rỉ và lan truyền với tốc độ chóng mặt, có khả năng đánh sập cả công ty.
Bên cạnh đó, đặc tính "khuyến khích hợp tác theo chiều ngang" của các công cụ TTXH, vốn dĩ có khả năng xóa nhòa khoảng cách giữa các cấp bậc trong tổ chức, chưa thực sự phù hợp với cấu trúc quản trị và tổ chức hiện tại vốn chú trọng các quy trình và quá trình kiểm soát tuyến tính. Mặc dù vậy, trong thời đại TTXH đang là xu thế thì thay vì né tránh, các nhà lãnh đạo có thể tự trang bị:
* Các kỹ năng ở cấp độ cá nhân:
1. Sản xuất: Tạo ra những nội dung hấp dẫn, mang bản sắc, thương hiệu riêng của người lãnh đạo, đặc biệt là kỹ năng sản xuất ra các video chất lượng cao (để phục vụ cho hoạt động quảng bá theo kiểu "lây lan vi-rút").
2. Phân phối: Thấu hiểu những động lực và cơ chế lan truyền thông điệp giữa các nền tảng truyền thông để xây dựng và duy trì lượng khán giả ổn định.
3. Nhận và xử lý thông tin: Trả lời, phản hồi và liên kết có chọn lọc để người ta dễ nhớ về mình. Lọc thông tin một cách thông minh để vừa tránh tình trạng quá tải, vừa khiến những tín hiệu nhiễu hoạt động theo ý đồ mình định trước.
* Các kỹ năng ở cấp độ tổ chức:
4. Cố vấn: Xây dựng môi trường tương tác 360 độ, khuyến khích nhân viên sử dụng bằng việc tự mình trở thành một hình mẫu chuẩn mực.
5. Xây dựng: Xây dựng cơ sở hạ tầng thân thiện với các nền tảng TTXH cho tổ chức. Cân bằng tính thẩm quyền của hệ thống cấp bậc theo chiều dọc và tính cộng tác theo chiều ngang.
6. Phân tích: Đi trước những thay đổi công nghệ. Theo dõi các động lực của ngành TTXH và thấu hiểu những tác động hành vi, văn hóa.
Bài học GE
Là một công ty có truyền thống "tái phát minh" trong suốt 130 năm qua, có thể nói, ở rất nhiều lĩnh vực kinh doanh, kể cả việc tái phát minh của chính mình, GE đều để lại dấu ấn. Chả trách, người ta ví GE là "xưởng sản xuất bí quyết lãnh đạo".
Quyết tâm phát triển TTXH của GE được thể hiện rất cụ thể qua dự án GE Colab do chính nhân viên GE thiết kế cho nhân viên GE sử dụng, nhằm thúc đẩy quá trình cộng tác và làm việc nhóm trong đội ngũ nhân viên GE trên toàn cầu.
GE Colab có các chức năng của Facebook, Twitter và các ứng dụng xã hội khác, cho phép người dùng dễ dàng kết bạn, chia sẻ thông tin, giao tiếp tức thì, tìm kiếm nâng cao, viết blog, tạo blog dạng video, và nhiều tính năng tiên tiến khác nữa. Được đưa vào sử dụng năm 2012, đến nay, nền tảng này đã thu hút hơn 115.000 người sử dụng.
Hiện nay, trang Video Central của GE đã có hàng ngàn video do chính các nhà lãnh đạo cấp cao của tập đoàn này sản xuất. Nhiều vị đã tích hợp các video này vào trang cá nhân của mình để tăng tính lan tỏa.
Khi các nền tảng công nghệ hiện tại cho phép sản xuất và chia sẻ video dễ dàng hơn bao giờ hết thì những kỹ năng sáng tạo, tính nguyên bản, trí tưởng tượng chính là những yếu tố quan trọng làm nên sự khác biệt cho các video và do đó, khuyến khích người ta lan tỏa chúng.
Nói về vấn đề này, ông Mark Begor, phụ trách mảng kinh doanh bất động sản của GE Capital, cho biết: "Trước đây tôi thường ghi hình tại phòng quay với hai hay ba biên tập viên, những người sẽ chỉnh sửa những điều tôi muốn nói trước khi ghi hình.
Ngày nay, chính tôi thực hiện toàn bộ các công đoạn nói trên. Hằng tuần tôi đều đặn sản xuất một video dài từ 5 – 10 phút, chia sẻ những gì tôi đúc kết được trong tuần về các thương vụ làm ăn thành công cũng như tình trạng của các thương vụ còn lại. Ngoài ra, tôi cũng nhân cơ hội này khen thưởng những nhân viên có nhiều đóng góp tích cực".
Theo Begor, việc làm này khiến ông chú trọng nhiều đến kỹ năng truyền thông của mình, đặc biệt là khả năng kể những câu chuyện nhỏ nhưng có nhiều hàm nghĩa và liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều cá nhân.
Để lan tỏa hiệu quả những video này, "chủ nghĩa hoàn hảo" trong việc ghi hình theo cách truyền thống không còn phù hợp, thay vào đó, tính mở, thô ráp, không bóng bẩy, không hoàn hảo nhưng hấp dẫn và sáng tạo mới là điều cần chú trọng.
Một mình nhà lãnh đạo sẽ không thể nào bao quát và dự đoán hết các xu hướng, thế nên, họ cần một đội ngũ giỏi nghề hỗ trợ. Ở GE, nhiệm vụ này được giao cho "đại học lãnh đạo" của Tập đoàn đóng tại Crotonville.
Năm 2011, chương trình mang tên "Leadership Exporations" (Những khám phá lãnh đạo) đã được phát động nhằm hỗ trợ quá trình học tập của các lãnh đạo cấp cao của Tập đoàn, và qua đó giúp đội ngũ lãnh đạo trang bị và không ngừng nâng cao sáu kỹ năng nêu trên.
Nhiều người cho rằng TTXH vẫn là sản phẩm thuộc thế giới ảo, thế nhưng, có một điều rất thật là thế giới ảo đó có tác động vô cùng mạnh mẽ và sâu sắc đến thế giới thật của con người. Bởi thế, TTXH là một công cụ hết sức đắc dụng cho những nhà lãnh đạo thực sự làm chủ được nó, và nhờ đó tạo ra những tác động tích cực, có ý nghĩa về mặt truyền thông cho chính tổ chức của mình.
HOÀNG TRUNG
