Chuyên gia về nghệ thuật lãnh đạo John Kotter đã nghiên cứu 100 công ty kinh qua thời kỳ chuyển đổi. Phân tích các thành tựu và các sai lầm, Kotter xác định một số lỗi thường mắc phải. Điều này đưa ông đến việc biên soạn tài liệu "tám bước thay đổi": một chuỗi hành động giúp bảo đảm quá trình thay đổi được thành công.

 

1. Hình thành ý thức khẩn trương. Trong suốt thời gian chuyển đổi, các công ty thường cho phép sự tự mãn cao độ phát triển. Kotter bình luận: "Không có động lực, mọi người sẽ không hỗ trợ quá trình chuyển đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà điều hành thường đánh giá thấp việc đưa mọi người ra khỏi vùng thoải mái của họ khó như thế nào". Để chấp nhận sự thay đổi, doanh nghiệp cần một "giàn thiêu" để loại bỏ thói tự mãn và tính trì trệ.

 

2. Tạo một sự phối hợp chỉ đạo mạnh mẽ. Một nhóm các nhà lãnh đạo đoàn kết và mạnh mẽ có thể điều khiển quá trình thay đổi và tạo được sự ủng hộ trong toàn tổ chức.

 

3. Tạo một tầm nhìn. Ý thức rõ ràng về đường hướng và hình dung rõ ràng về kết quả cuối cùng sẽ khiến các nỗ lực được tập trung, có tổ chức, và hiệu quả.

 

4. Truyền đạt tầm nhìn. Chiến lược và tầm nhìn về sự thay đổi phải được thông tin đến những người liên quan. Bên cạnh việc tổ chức các buổi thảo luận và sử dụng các hình thức truyền đạt khác, các thành viên trong nhóm phối hợp chỉ đạo phải hành động như những hình mẫu về kiểu ứng xử và quyết định cần có.

Mô hình 8 giai đoạn thay đổi của Kotter

 

5. Trao quyền cho người khác hành động theo tầm nhìn. Nếu các thủ tục cũ và các trở ngại vẫn còn tồn tại trong quá trình chuyển đổi, điều đó sẽ làm suy giảm động lực của các nhân viên liên quan đến nỗ lực thay đổi này. Vì vậy, hãy khuyến khích và hỗ trợ mọi người thực hiện những thay đổi hợp lý, lý tưởng nhất là không phải nhắc nhở thường xuyên về việc phải tiến lên.

 

6. Lập kế hoạch và tạo những chiến thắng ngắn hạn. Tìm cách khởi động quá trình và làm hết sức để tạo ra đà phát triển, dù là trong những cách thức nhỏ nhặt. Thúc đẩy người lao động bằng cách liên tục nhấn mạnh đến những cột mốc và những thành công. Nêu bật những khía cạnh lạc quan của sự chuyển đổi.

 

7. Củng cố các tiến bộ và duy trì đà phát triển. Thay vì cứ tự mãn thêm nữa khi quá trình chuyển đổi đang mở rộng, hãy sử dụng lòng tin đã đạt được để tiếp thêm sinh lực và mở rộng sự thay đổi đến tất cả các bộ phận trong công ty.

 

8. Thể chế hóa những phương pháp mới. Neo giữ chắc chắn những đổi mới đó trong văn hóa doanh nghiệp. Khi những thay đổi đó bắt đầu ăn sâu là lúc chúng đạt được hiệu quả cao nhất.

 

Khi lên kế hoạch cho quá trình thay đổi với các bước này trong đầu, điều quan trọng là phải có đủ thời gian cho toàn bộ chuỗi sự việc và thực hiện chúng đi theo đúng trình tự. Kotter đã phát hiện ra rằng đi theo kế hoạch thay đổi một cách liên tục và kiên nhẫn là nền tảng cơ bản để thành công: "Việc bỏ qua vài bước sẽ chỉ tạo ra ảo giác về tốc độ và không bao giờ tạo được những kết quả vừa ý. Mắc phải sai lầm nghiêm trọng ở bất cứ giai đoạn nào cũng có thể gây ra sức ảnh hưởng phá hủy, làm chậm lại đà phát triển, và phủ định những thành quả đã giành được một cách khó khăn".

 

Lời khuyên cho các nhà quản lý

 

Bảo đảm rằng tiến trình thay đổi của bạn có một người lãnh đạo, để sắp xếp, thúc đẩy, và tạo cảm hứng cho lực lượng lao động, cùng với một người quản lý, để khiến cho hệ thống quy trình phức tạp triển khai được êm xuôi nhất và theo đúng kế hoạch.

 

Tạo ra một tầm nhìn về quá trình, cũng như chuỗi sự việc sẽ xảy ra, và truyền đạt điều này trong toàn bộ tổ chức của bạn.

 

Vẽ ra một tầm nhìn đầy thuyết phục về tương lai và đưa ra các chiến lược để hiện thực hóa tầm nhìn này.

 

Hiểu rằng các kiểu quy trình thay đổi khác nhau sẽ đòi hỏi những kỹ năng và những đặc tính khác nhau, tại những thời điểm khác nhau. Ví dụ quá trình thay đổi liên quan đến tình trạng khủng hoảng có thể đòi hỏi một sự chú trọng vào khả năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn là sự quản lý.

 

Ngay cả những quá trình thay đổi thành công cũng rất bề bộn và không phải lúc nào cũng đi đúng kế hoạch – hãy sẵn sàng xử lý những điều không mong đợi.

 

Bảo đảm rằng "sự phối hợp chỉ đạo" của bạn thống nhất về các mục tiêu và làm việc như một nhóm.

       

Theo Khánh Vân

Nhượng quyền Việt Nam