Một nhà quản trị thông minh sẽ có lịch trình làm việc linh hoạt, dựa vào kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên kết hợp áp dụng phương pháp khoa học và ứng dụng công nghệ tiên tiến.

Thật khó có thể phủ nhận sự bận rộn của người làm sếp. Năm 2006, nhà nghiên cứu kinh tế, chiến lược gia người Mỹ Michael E. Porter và Nitin Nohria, Hiệu trưởng Trường Kinh doanh Harvard (Hoa Kỳ) thực hiện một khảo sát sâu và phức tạp kéo dài đến 12 năm về công tác quản trị thời gian của 27 vị CEO tại những công ty, tập đoàn đa quốc gia lớn với lợi nhuận hàng năm trung bình ở mức 13,1 tỷ USD. Kết quả cho thấy các vị lãnh đạo này dành trung bình 9,7 tiếng mỗi ngày để làm việc. Họ cũng dành đến 97% thời gian hai ngày cuối tuần, 70% thời gian của các kỳ nghỉ cho công việc. Chưa đầy một nửa số công việc của CEO có thể được giải quyết xong tại trụ sở chính, số còn lại theo họ tới những chi nhánh khác của công ty, vào những buổi họp, hoặc trong lúc di chuyển và ở nhà. Tổng quát lại, mỗi CEO làm việc đến 62,5 giờ mỗi tuần.

Áp lực công việc đối với các lãnh đạo doanh nghiệp là rất nặng nề, yêu cầu họ phải có khả năng phân bổ và sử dụng thời gian một cách tối ưu. Nhiều CEO cho rằng cách tốt nhất để quản trị thời gian là lên một lịch trình làm việc chi li đến từng phút. Tuy nhiên, qua khảo sát, chiến lược gia Porter cho rằng đây là một quan niệm sai lầm. Thực tế, một nhà quản trị thông minh sẽ có một lịch trình làm việc linh hoạt, dựa vào kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên kết hợp áp dụng phương pháp khoa học và ứng dụng công nghệ tiên tiến.

Bắt đầu mỗi sáng bằng brainstorming

Một buổi sáng của nhà lãnh đạo nên được bắt đầu bằng việc brainstorming và liệt kê ra giấy hoặc gõ trên điện thoại những đầu việc mình cần làm, phải làm hoặc hi vọng sẽ làm được trong ngày, đọc ra được vai trò của những đầu việc ấy cho mục tiêu cuối cùng của công ty. Việc này sẽ giúp các sếp không bỏ sót bất cứ công việc nào và cũng dễ dàng hơn để họ có thể so sánh tầm quan trọng, tính cấp bách và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc.

Ba phương pháp quản trị thời gian hiệu quả

1. Ma trận Eisenhover

Từ khi được Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ (1953-1961) Dwight D. Eisenhower phát minh ra, ma trận quan trọng-khẩn cấp đã được coi là một phương pháp quản trị thời gian vô cùng hiệu quả. Như tên gọi của mình, ma trận này giúp cá nhân, đặc biệt là các nhà lãnh đạo bận rộn, phân loại công việc dựa trên sự quan trọng và tính khẩn cấp, để xác định đâu là việc cần ưu tiên.

Theo phương pháp này, lãnh đạo sẽ chia công việc thành 4 hạng mục quan trọng/khẩn cấp (1), quan trọng/không khẩn cấp (2), không quan trọng/khẩn cấp (3) và không quan trọng/không khẩn cấp (4).

Để ma trận Eisenhower được hiệu quả, nhà lãnh đạo không nên liệt kê quá 3 đầu việc cho mỗi hạng mục để đảm bảo mình có đủ khả năng hoàn thành hết những gì đã đề ra. Phương pháp này không chỉ có thể giúp sếp tối ưu hoá thời gian làm việc tại doanh nghiệp mà còn có thể áp dụng linh hoạt cho việc cá nhân (nên chia làm hai danh sách khác nhau).

2. Đặt thời gian định kỳ cho công việc

Do tính chất của công việc quản lý, các lãnh đạo doanh nghiệp thường xuyên bị phân tán tư tưởng bởi những việc phát sinh đột ngột, việc này chưa xong, việc kia đã tới. Để hạn chế bớt sự mất tập trung này, các sếp có thể đặt ra cho mình những lịch kiểm tra công việc định kỳ theo thời gian, có thể theo giờ, theo ngày, theo tuần, theo tháng…

Ví dụ như với việc kiểm tra email, có thể thực hiện mỗi 2 tiếng đồng hồ, đảm bảo không bị làm phiền khi đang trong quá trình xử lý công việc khác quan trọng và cấp bách hơn, mà vẫn không khiến việc đọc và hồi âm thư từ bị chậm trễ. Mỗi cuối tuần, chủ doanh nghiệp có thể điểm lại trong tuần qua mình đã làm được những việc gì, đóng góp như thế nào cho mục tiêu kinh doanh mình đã đề ra. Còn hàng tháng vào ngày đầu và giữa tháng, các sếp có thể đánh giá những đầu việc, những bản kế hoạch ở quy mô lớn hơn như doanh thu, dòng tiền của doanh nghiệp…

3. Quả cà chua Pomodoro

 Nghiên cứu do hai nhà khoa học Karen Wilson và James H. Korn thuộc trường đại học Saint Louis (Hoa Kỳ) công bố năm 2007 chứng minh rằng: tuỳ vào độ tuổi, con người chỉ có thể tập trung tốt nhất trong khoảng thời gian từ 10-20 phút và cần nghỉ ngơi trong phút sau đó để hồi phục. Quá khoảng thời gian này, nếu vẫn cố ép bản thân làm việc, cá nhân sẽ không thể đạt được hiệu suất làm việc cao trong khi đầu óc, cơ thể lại cảm thấy mệt mỏi.

Trước đó, vào cuối những năm 1980, chiến lược gia, nhà tư vấn người Ý Francesco Cirillo đã thiết kế nên “kỹ thuật quả cà chua Pomodoro” nhằm chia công việc thành những khoảng thời gian lặp lại, phổ biến nhất là 25 phút tập trung, kèm theo 5 phút giải lao. Mục đích chính của kỹ thuật này là nhằm hạn chế những tác động chủ quan lẫn khách quan ảnh hưởng đến sự tập trung và dòng chảy của công việc. Nhà lãnh đạo có thể đặt ra cho mình những mục tiêu về thời gian cụ thể để xử lý xong một công việc nào đó như 55 phút (25 phút làm việc – 5 phút nghỉ – thêm 25 phút làm việc) hoặc 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm 3 khoảng thời gian 5 phút nghỉ giải lao).

Nên lưu ý việc nghỉ giải lao chỉ nên giới hạn trong những hoạt động thư giãn đơn giản như đi lại, uống nước, thả lỏng người, hít thở chứ không phải là đọc báo, chơi mạng xã hội, xem phim…

Biến công nghệ thành thư ký hữu dụng

Khối lượng công việc đồ sộ khiến không ít lãnh đạo doanh nghiệp nghĩ đến chuyện thuê thư ký riêng giúp sắp xếp lịch trình và hỗ trợ giải quyết các đầu việc. Đặt trong hoàn cảnh các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang còn khó khăn về nguồn lực tài chính, việc thuê thư ký riêng cho sếp nhiều lúc lại là một sự đầu tư chưa thực sự cần thiết.

Bù lại, những tiến bộ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay đã và đang cung cấp cho các lãnh đạo những giải pháp quản trị thời gian và theo dõi công việc hiệu quả. Có thể kể tên một số ứng dụng nổi tiếng như Google Keep, Google Calendar, Business Calendar… đều có thể cài đặt ngay trên điện thoại và có thể được kiểm tra thường xuyên, mọi lúc mọi nơi. Những công cụ này đều có thể đồng bộ hoá với hòm thư điện tử, ứng dụng nhắc nhở một cách hệ thống và khoa học, việc nhập đầu việc thủ công cũng được tối giản bằng công nghệ chuyển đổi lời nói thu âm thành văn bản… giúp sếp có được cái nhìn vừa bao quát, vừa cụ thể về lịch làm việc của mình theo ngày, tháng, quý, năm.