Các phát hiện này chứng minh, việc sắp xếp những nhân viên thích hợp (hiệu suất và chất lượng) ở cạnh nhau sẽ giúp gia tăng 15% hiệu suất của tổ chức.

“Tôi sẽ ngồi ở đâu?” là một trong những mối băn khoăn luôn ngấm ngầm tồn tại, từ căn tin trường trung học cho đến văn phòng công ty thời hiện đại. Thoáng nghe qua, câu hỏi có vẻ đơn giản, nhưng tác động thực sự của nó lớn hơn mức những người “dễ tính” thường hình dung.

Các nghiên cứu đã cho thấy rằng việc ngồi cạnh nhau trong một văn phòng sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng, hiệu suất và sức khoẻ chung của toàn thể nhân viên. Sẽ có những người luôn nói chuyện ồn ào, người thường xuyên mang mầm vi rút vào công sở vì thể trạng yếu, người rất thích sân si , người tính tình vui vẻ hài hước và cả các đối tượng luôn ủ rũ một mình… Những tiếp xúc gần thông qua vị trí ngồi chính là yếu tố “lặng lẽ nhưng mạnh mẽ” tạo nên tinh thần công sở và kết quả làm việc.

Sơ đồ chỗ ngồi trong văn phòng có thể là mấu chốt quyết định bạn và đồng nghiệp sẽ làm việc vui vẻ hay buồn chán, hiệu quả hoặc sa sút.

Sự phù hợp tính cách và xu hướng lây lan cảm xúc

Muốn có được sự phù hợp giữa nhiều tính cách khác nhau trong công việc phải có biện pháp riêng. Trong khi cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình, có lẽ bạn sẽ nhận ra những rung cảm từ người ngồi bên cạnh.

Một nghiên cứu năm 2002, được công bố trên Administrative Science Quarterly, đã cho thấy “con người không sống trên ốc đảo cảm xúc, mà thay vào đó, khi làm việc nhóm, các thành viên sẽ trải nghiệm nhiều tâm trạng khác nhau.” Quá trình các cảm xúc này gợn lên, nó không chỉ ảnh hưởng đến tâm trạng mà còn tác động đến động lực nhóm lẫn nhận thức, thái độ và hành vi của nhiều cá nhân khác.

Làm sao để biết rằng mình có thể tạo ra những “làn sóng cảm xúc ” lên người xung quanh và gây ảnh hưởng đến cách đồng nghiệp cảm nhận và làm việc? Nghiên cứu năm 2002 đã gọi trường hợp một người hoặc một nhóm tác động đến cảm giác và hành động của người khác là “sự lây lan cảm xúc” (emotional contagion).

Phần đáng ngạc nhiên nhất, kết quả nghiên cứu đã cho thấy một lợi ích lớn về mặt tài chính và tổ chức nếu chúng ta biết sắp xếp hợp lý chỗ ngồi làm việc. Cornerstone OnDemand và Harvard Business School đã hợp tác thực hiện một nghiên cứu nhằm xác định đâu là cách bố trí chỗ ngồi lý tưởng, dựa trên mức năng suất làm việc của nhân viên. Qua đó gợi ý rằng việc đổi chỗ ngồi đến gần những đồng nghiệp có phong cách “bù trừ” với mình là biện pháp ít tốn kém nhưng có thể tác động đến năng lượng và hiệu suất làm việc chung.

Nghiên cứu này đã ghép các nhân viên làm việc “hiệu suất” (quy ước là người có năng suất cao nhưng thiếu chất lượng) và những nhân viên “chất lượng” (tức là có thể tạo ra chất lượng cao nhưng kém năng suất) lại với nhau. Kết quả chỉ ra rằng các generalist – người tổng quát (là trung bình giữa chất lượng và năng suất) cần được phối hợp riêng biệt, và mối quan hệ cộng sinh sẽ được tạo ra từ việc ghép đôi những người có thế mạnh trái ngược lại với nhau.

“Các phát hiện này chứng minh, việc sắp xếp những nhân viên thích hợp ở cạnh nhau sẽ giúp gia tăng 15% hiệu suất của tổ chức. Với một tổ chức có hơn 2000 nhân viên, chiến lược bố trí chỗ ngồi đúng đắn ước tính có thể giúp tăng thêm 1 triệu đô la lợi nhuận hằng năm,” nghiên cứu cho biết. Sau tất cả, đây có thể là một công thức chung đáng để chúng ta suy ngẫm.

Những phản ứng khác nhau đối với “văn phòng mở”

Nếu bạn từng hỏi rằng “vị trí ngồi làm việc có quan trọng không”, hãy ghi nhận ngay câu trả lời: Đó thực sự là vấn đề lớn. Cách bố trí không gian làm việc rất quan trọng. Bất chấp sự phổ biến lẫn nhiều quan điểm ủng hộ, trên thực tế, không phải lúc nào các văn phòng mở cũng có thể tạo ra năng suất làm việc cao.

Theo bài đăng trên Medium, một cuộc khảo sát ẩn danh với hơn 1000 người tham gia, được thực hiện bởi chiến lược gia phần mềm doanh nghiệp William Belk đã chỉ ra rằng 58% nhân viên có hiệu suất cao “cần nhiều không gian riêng tư để xử lý các vấn đề”, và 54% trong số đó nghĩ rằng không gian văn phòng của họ ” quá phiền nhiễu “. Những nhân viên này được định nghĩa là “người làm việc với các vấn đề khó khăn nhất”.

Theo Belk, các tỷ lệ này đã chỉ ra 4 kết luận: sự mất tập trung có hại cho năng suất của người lao động; năng suất kém làm tổn hại đến các sản phẩm và thời gian để sản phẩm ra thị trường (time-to-market); về cơ bản, các văn phòng đang “quá mở”; và người sử dụng lao động nên lắng nghe các nhu cầu của “nhân viên hiệu suất cao”.

Tạp chí Forbes đã viết rằng, “khoảng 70% các văn phòng ở Mỹ đang áp dụng mô hình văn phòng mở theo những dạng khác nhau”, theo thông tin của Hiệp hội Quản lý hạ tầng quốc tế (International Facility Management Association).

Nhưng theo BBC, nghiên cứu cũng nói rằng, các nhân viên bị giảm khoảng 15% năng suất, khả năng bị bệnh cao gấp 2 lần và rất khó để duy trì sự tập trung trong các văn phòng mở. Văn phòng mở còn gây căng thẳng cho nhân viên hướng nội, nhóm người luôn cảm thấy phải hạn chế tiếp xúc với người khác mới có thể làm việc tốt hơn.

Đó là lý do mà không ít công ty cố gắng tạo ra nhiều khu vực làm việc khác nhau, từ phòng riêng biệt, góc làm việc yên tĩnh cho đến tầng làm việc chung và cả các kiểu không gian thư giãn khác. Các phòng ăn, căn tin, quầy nước sẽ giúp mọi người hạn chế tình trạng ăn uống tại bàn làm việc, theo đó giúp nhiều nhân viên không bị xao nhãng hay khó chịu vì tiếng nhai lớn, mùi thực phẩm… từ đồng nghiệp.

Điều đáng mừng là sau vô số phản hồi trái chiều, những người điều hành công ty và quản lý nhân sự đã dành sự quan tâm thích đáng hơn đến vấn đề này. Không phải tất cả, nhưng hiện tại chúng ta có thể nhận thấy nỗ lực lớn từ những doanh nghiệp đang cố gắng tạo ra không gian làm việc hài hoà và thích hợp, trong đó bao gồm các khu vực để mọi người thúc đẩy sự gắn kết, kích thích sáng tạo nhưng tất nhiên không thiếu sự tôn trọng tính riêng tư và những “góc bình yên” dành cho người hướng nội .

PV