Dù là trong công việc hay trong quan hệ cá nhân thì việc đưa ra những phản hồi, phê bình tuy cần thiết nhưng không hề dễ dàng. Chúng ta có thể phá hỏng một mối quan hệ nếu gây ra những cảm xúc làm tổn thương.

Đôi khi chúng ta chọn cách không nói gì cả, “nén giận” và vấn đề lại không thể giải quyết. Vì vậy, bạn nên cân nhắc những cách phê bình hiệu quả và thật sự có thể cải thiện được mối quan hệ.

Bất đồng ý kiến hay sự chỉ trích là một phần của đời sống công việc tại bất cứ môi trường làm việc nào. Tuy nhiên, tại một số công ty, vấn đề trở nên đến mức “cực đoan”.

Hệ quả là một số quản trị viên quá mệt mỏi và họ quyết định chọn cách “tấn công từ phía trước” thay vì né tránh vấn đề. Với các sếp này, việc đối mặt vấn đề, “phê và tự phê” vẫn thể hiện sự quan tâm và tích cực hơn kiểu “đâm sau lưng”.

Dĩ nhiên, dung dưỡng văn hóa kiểu “đâm sau lưng” không thể là sự lựa chọn tốt nhưng chọn cách “tấn công từ phía trước” cũng có thể không khả quan hơn nhiều.

Việc phản hồi hiệu quả thay vì chỉ trích vô tâm sẽ giúp tăng năng suất làm việc, tránh hiểu sai vấn đề và nâng cao tinh thần hơn là làm nhụt chí nhân viên.

Chúng ta biết rằng một môi trường làm việc tích cực sẽ mang lại năng suất tốt hơn, nhân viên ít bỏ việc hơn, sức khỏe cũng tốt hơn; trong khi một môi trường bất an, thù nghịch và tiêu cực sẽ làm cho năng suất và hiệu quả công việc, sức sáng tạo và sự gắn bó giảm đi.

Sau đây là ba cách phản hồi hiệu quả dựa trên những kết quả khảo sát mà các nhà quản lý có thể áp dụng để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, có thái độ xây dựng:

1. Phản hồi mang tính tích cực nhiều hơn tiêu cực

Trong những tổ chức mà hiệu quả công việc cao, những “phát ngôn tích cực” (thể hiện sự hỗ trợ, thái độ ghi nhận và sự khích lệ) thường nhiều gấp năm lần so với các “phát ngôn tiêu cực” (chỉ trích, bất đồng, phản đối). Điều tệ hại bao giờ cũng mạnh hơn điều tốt đẹp và não của chúng ta tập trung vào những phản hồi tiêu cực hơn là phản hồi tích cực.

Một cuộc đối thoại tệ hại là đủ để phá hủy cả một ngày làm việc. Kết quả khảo sát cho thấy truyền thông nội bộ tích cực tương quan với sự gắn bó nhiều hơn của nhân viên. Bạn có thể “chỉnh” nhân viên của mình hay thậm chí phê bình họ nhưng bạn cần làm điều đó trong một bối cảnh tích cực. Khi đó, bạn sẽ nhận thấy những kết quả tốt nhất, duy trì được tinh thần và sự gắn bó của nhân viên.

2. Khi phản hồi, tập trung nhiều hơn về điểm mạnh và sự đóng góp của người khác

Thường thì chúng ta hay xoáy vào điều mà chúng đang cần phê bình, chỉ trích. Chúng ta vẫn nói tới điểm mạnh của người đối diện nhưng khá là qua loa, còn lại thì tập trung phê bình một cách rất là chi tiết. Để không nhận được “hiệu ứng ngược”, các nhà quản lý nên làm ngược lại: nên chi tiết và cụ thể hơn khi nói đến các điểm mạnh, tích cực.

3. Nhấn mạnh sự hợp tác và những điểm chung

Hãy có thái độ khách quan khi nói về một việc tiêu cực. Miêu tả tình huống đã xảy ra thay vì đánh giá, phán xét. Nhận định về hệ quả khách quan hoặc đưa ra cảm xúc cá nhân của bạn liên quan đến việc này thay vì trách cứ và gợi ý những thay đổi có thể chấp nhận được hơn là tranh luận ai đúng, ai sai.

Những nhà lãnh đạo muốn nhận được hiệu quả tốt trong công việc cần chú ý nhiều hơn đến tầm quan trọng của việc tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý ở nơi làm việc bằng cách tập trung vào truyền thông nội bộ tích cực. Bạn có thể vừa công bình, vừa thể hiện sự quan tâm.