Họp ngay trên Google Docs hay quyết định nhanh chóng là một trong những phương pháp nhằm tăng tính hiệu quả công việc của CEO Twitter và Amazon.

Jack Dorsey họp ngay trên Google Docs

Theo khảo sát của Trường Kinh doanh Harvard và Đại học Boston, có 65% quản lý cấp cao cho rằng các cuộc họp làm chậm tiến độ hoàn thành công việc của họ. Ngoài ra, 71% trong số 182 quản lý được hỏi cho biết không cần thiết phải tổ chức các cuộc họp.

Về vấn đề này, Jack Dorsey có cách tiếp cận riêng mà ông cho rằng có thể đẩy nhanh quá trình tư duy phản biện của mỗi người.

CEO Jack Dorsey (trái) và nhà đồng sáng lập Twitter Biz Stone (phải). Ảnh: Twitter.

Năm 2018, Dorsey tweet: “Chúng tôi tổ chức phần lớn các cuộc họp trên Google Docs. Cụ thể, những người tham gia sẽ cùng dành ra 10 phút để đọc và nêu ý kiến trực tiếp trên file đó. Cách làm này cho phép mọi người bắt kịp tốc độ cuộc họp, hiểu vấn đề nhanh hơn cũng như có thể tham gia từ bất cứ nơi nào”.

Steven Sinofsky, cựu Chủ tịch Bộ phận Windows tại Microsoft, cũng nêu lên tiềm năng của việc đóng góp nội dung, ý kiến bằng câu chữ so với kiểu họp truyền thống. Ông cho biết: “Câu chữ có sức mạnh to lớn. Khi mọi người cùng sử dụng câu chữ để thể hiện quan điểm, việc đóng góp ý kiến trở nên dễ dàng hơn và ai cũng có thời gian để suy ngẫm”.

Dorsey đã trích dẫn tweet trên của Sinofsky để tăng tính thuyết phục cho phương pháp họp trực tuyến trên Google Doc của mình.

Elon Musk giảm tối đa các cuộc họp

Elon Musk sắp xếp công việc trong một ngày theo thứ tự ưu tiên: bắt đầu bằng công việc quan trọng nhất, sau đó đến các hoạt động khác có mức ưu tiên giảm dần.

 CEO Tesla Elon Musk.Ảnh: Reuters.

Phát biểu tại Lễ khởi công Đại học Nam California năm 2014, Musk nói: “Tập trung vào điều cốt lõi thay vì những thứ râu ria. Đừng lãng phí thời gian cho những thứ không giúp ta cải thiện tình hình”. Áp dụng câu nói trên vào thực tế, Musk bỏ nhiều cuộc họp nhất có thể.

Trong email gửi nhân viên về năng suất công việc năm 2018, ông nói: “Các công ty lớn có nhược điểm là họp quá nhiều và chất lượng các cuộc họp cũng giảm dần theo thời gian. Nếu không có vấn đề gì cực kỳ nghiêm trọng, hãy hủy bớt việc họp hành”.

Ngoài ra, Musk khuyên nhân viên: “Nếu bắt buộc phải họp, hãy đảm bảo rằng bạn mang lại giá trị cho tất cả người nghe. Còn không, hãy bước ra khỏi phòng hoặc hủy luôn cuộc họp đi. Sẽ không ai đánh giá bạn thô lỗ vì điều đó cả”.

Triết lý “quyết định nhanh chóng” của Jeff Bezos

Trong lá thư gửi các cổ đông Amazon năm 2016, Jeff Bezos nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa ra quyết định nhanh chóng bởi tốc độ là điều tiên quyết trong kinh doanh.

CEO Amazon Jeff Bezos. Ảnh: Reuters.

Ông nói: “Nếu nắm được khoảng 70% thông tin, hãy quyết định luôn. Đừng đợi đến khi có 90% vì khi ấy bạn đã chậm chân mất rồi”. Bezos còn thêm rằng trên thực tế, quyết định đúng đắn nhiều khi không quan trọng bằng quyết định đúng thời điểm.

Theo ông, “có những quyết định mà ta có thể đảo ngược như cánh cửa hai chiều. Vậy nên đừng sợ sai. Nếu bạn là một lính cứu hỏa giỏi, việc chữa cháy sẽ chẳng tốn mấy công sức. Nhưng nếu bạn chậm trễ, thiệt hại của đám cháy sẽ vô cùng đáng kể. Amazon cũng được xây dựng trên lý tưởng đó. Quyết định nhanh chóng không những đóng vai trò quan trọng mà nó còn biến thương trường trở nên thú vị hơn”.

Steve Jobs biết khi nào nên nói “không”

Theo Resume.io, Steve Jobs tin rằng biết nói “không” đúng thời điểm là chìa khóa của năng suất lao động.

Trong buổi Hội nghị các nhà phát triển toàn cầu năm 1997, vị đồng sáng lập quá cố của Apple phát biểu: “Tập trung là khi biết nói ‘không’ với hàng trăm ý tưởng hay khác”. Từ đó, bạn có thể quyết định điều gì nên và không nên dồn thời gian cũng như công sức vào.

Tỷ phú Warren Buffett có chung suy nghĩ với Steve Jobs. Ông từng nói: “Người rất thành công biết nói ‘không’ với hầu hết mọi thứ, còn người thành công thì không. Đó là sự khác biệt”.

Thiền giúp Bill Gates tập trung

Những người thành công như Dorsey – CEO Twitter – hay tỷ phú quỹ đầu cơ Ray Dalio đều biến thiền thành một phần của thói quen hàng ngày. Đó cũng là một trong số những thói quen giúp Bill Gates nâng cao sự tập trung và tăng năng suất làm việc.

Năm 2018, trong blog Gates Notes của mình, ông cho biết: “Thiền là công cụ trợ giúp đắc lực cho sự tập trung của tôi. Đó là một cách rèn luyện tâm trí, tương tự như cách rèn luyện cơ bắp trong thể thao. Tôi thiền 2 đến 3 lần một tuần, mỗi lần khoảng 10 phút”.

Đức Anh (theo CNBC)