Định mức và tiêu chuẩn chi phí tiến bộ thay đổi theo sự phát triển công nghệ, phương pháp quản trị và phương thức kinh doanh mới. Doanh nghiệp (DN) cần kịp thời nắm bắt xu hướng mới để quản trị chi phí hiệu quả.

Tùy vào mục tiêu quản trị để phân loại chi phí khác nhau. Nếu phục vụ cho các quyết định lựa chọn, có thể phân thành chi phí cơ hội và chi phí kế toán. Chi phí cơ hội là những lợi ích bị mất đi khi thực hiện các quyết định quản trị. Chẳng hạn như hàng tồn kho cũng chính là tiền để trong kho, nếu số tiền này đem gửi vào ngân hàng thì có thể sinh lãi.

Tiền lãi bị mất đi được hiểu là chi phí cơ hội của hàng tồn kho. Cách phân loại nhằm gợi ý DN cần cân nhắc các tổn thất cơ hội khi ra các quyết định quản trị, chẳng hạn như chính sách bán chịu, tồn kho, dự trữ tiền mặt, chiếm dụng vốn của khách hàng, tài trợ vốn cho các dự án…

Nếu hướng đến giảm giá thành, có thể phân thành chi phí ẩn, chi phí chìm và chi phí hợp lý. Chi phí ẩn do lỗi hệ thống gây ra như sử dụng công nghệ lạc hậu, nhân lực không phù hợp, quy trình chưa tối ưu, bố trí mặt bằng không hợp lý, tồn kho trên chuyền sản xuất nhiều, môi trường nhà xưởng không sạch…, dẫn đến hao tốn nguyên liệu, nhiên liệu quá mức, phế phẩm nhiều, lẫn vật lạ trong sản phẩm…

Chi phí chìm là những khoản chi không đạt được mục đích như chi phí cho nghiên cứu phát triển sản phẩm mới nhưng không được thị trường chấp nhận. DN cần cắt giảm đến mức thấp nhất chi phí ẩn, tính toán và chấp nhận hợp lý chi phí chìm, các chi phí còn lại được xem là hợp lý vì chúng góp phần tạo ra lợi nhuận cho DN.

Nếu phân tích chi phí dưới góc độ xây dựng kế hoạch, có thể phân chia thành chi phí cố định (không thay đổi theo sản lượng như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, lãi vay đầu tư…) và chi phí biến đổi (thay đổi theo sản lượng sản xuất và tiêu thụ như nguyên vật liệu, nhiên liệu động lực, nhân công trực tiếp). Dữ liệu về chi phí của DN được thống kê theo cách phân loại này được dùng để dự báo sự thay đổi của chi phí theo doanh thu.

Quá trình kiểm soát chi phí trải qua các bước cơ bản cần tuân thủ. Trước hết là xác định định mức, tiêu chuẩn cho các hạng mục chi phí. Cần khảo sát các mô hình tương tự, nhất là xu hướng đổi mới trong quản trị, công nghệ để xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn chi phí sao cho tiến bộ.

Nhất là tiêu chuẩn về định phí và biến phí sao cho hợp lý để tính được doanh thu hòa vốn, giúp DN đặt mục tiêu doanh thu kế hoạch phù hợp (cao hơn doanh thu hòa vốn). Rất nhiều công ty không nắm được định mức, tiêu chuẩn định phí, biến phí phù hợp, dẫn đến doanh thu hòa vốn quá cao nên dù rất nỗ lực theo đuổi mục tiêu tăng doanh thu nhưng vẫn bị lỗ kéo dài.

Kế đến là thiết lập các quy định về việc thực hiện các hoạt động có liên quan đến định mức, tiêu chuẩn cho từng hạng mục chi phí. Chẳng hạn như để đảm bảo định mức, tiêu chuẩn tiền lương, cần xây dựng các quy định về công tác trả lương, thưởng. Tương tự, cần có các quy định cụ thể về công tác mua sắm vật tư, hàng hóa, quản lý và bảo trì thiết bị, các hạng mục chi phí quản lý, thuê – mua tài sản, bán chịu, tồn kho, tồn quỹ tiền mặt… sao cho đảm bảo đúng với tiêu chuẩn và định mức tiến bộ được thiết lập.

Dựa vào hệ thống định mức, tiêu chuẩn tiến bộ để lập kế hoạch kinh doanh, nhất là kế hoạch tài chính. Để lập kế hoạch tài chính, cần giả định các thông số bao gồm kế hoạch doanh thu, chi phí hoạt động, tồn kho, phải thu, phải trả, tiền mặt, thanh lý tài sản, đầu tư mới, vốn vay, trả nợ, tỷ lệ chia cổ tức.

Các thông số giả định này được tính toán dựa trên các tiêu chuẩn định mức, từ đó dễ dàng phát triển các bản kế hoạch tài chính bao gồm kết quả kinh doanh, dòng tiền vào ra, cân đối kế toán và tính toán các chỉ số tăng trưởng, hiệu quả của DN. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, tác động đến sự thay đổi của các thông số giả định, dẫn đến các chỉ tiêu tài chính cũng thay đổi theo, nên cần xây dựng những phương thức tài chính khác nhau ứng với những thay đổi đó.

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh cần theo dõi tình hình thực tế để đối chiếu với định mức, tiêu chuẩn kế hoạch nhằm phát hiện những sai lệch. Đánh giá tính chất của sai lệch, không phải sai lệch nào cũng là xấu, đôi khi sử dụng chi phí cao hơn định mức mà khách hàng sẵn lòng trả với giá cao, lợi nhuận cao hơn thì sai lệch đó là tốt. Cần phân tích rõ các nguyên nhân dẫn đến sai lệch để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Có nhiều công cụ được sử dụng để phân tích nguyên nhân sai lệch, như biểu đồ tần suất thống kê các lỗi phát sinh chi phí ẩn, quy tắc 5M + 5W, biểu đồ xương cá dùng để truy tìm nguyên nhân… Trong quá trình kiểm soát cần đặc biệt chú ý giảm thiểu sự lãng phí, rủi ro trong sản xuất thường gặp như sản xuất thừa, bị lỗi, tồn kho, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi, sửa sai, thao tác thừa, kiến thức rời rạc, gia công thừa.

Công tác ghi chép, thống kê dữ liệu theo những cách phân loại chi phí nêu trên là rất quan trọng để phục vụ cho phân tích nhằm đưa ra các quyết định quản trị – đây là điểm yếu của phần lớn DN. Việc ghi chép không chỉ là dữ liệu nội bộ mà cần phải thu thập được dữ liệu chi phí của các DN tương tự trên thị trường.

Với những dữ liệu ghi chép bài bản sẽ giúp phân tích để ra các quyết định quản trị hiệu quả hơn, như tính toán được giá thành cho từng dòng sản phẩm (để phục vụ cho chào bán hàng), cảnh báo được những hạng mục chi tiêu quá liều, theo dõi được biến động của các hạng mục chi phí, lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh.

Trong những năm gần đây, nhiều giải pháp công nghệ mới được áp dụng trong sản xuất và quản trị dẫn đến các tiêu chuẩn, định mức chi phí thay đổi rất nhanh, đòi hỏi DN phải thường xuyên nắm bắt kịp thời để quản trị chi phí hiệu quả. Cần nhất quán nguyên tắc đảm bảo các hạng mục chi ra là xứng đáng, chi phí phải mang lại giá trị tạo doanh thu và lợi nhuận trong ngắn hạn cũng như dài hạn.