Khi kể lại về các cuộc họp lãnh đạo cấp cao tại Amazon, cựu giám đốc dịch vụ John Rossman nói rằng mọi người sẽ ngồi im 15-20 phút đầu, trước khi thảo luận được diễn ra. Trong thời gian im lặng đó, CEO Jeff Bezos và các lãnh đạo khác sẽ chăm chú ngồi đọc những tài liệu nội dung cuộc họp.

Các cuộc họp không có PowerPoint vì Jeff Bezos muốn đọc thông tin từ những bản viết chi tiết trên giấy. Tại Amazon, các nhà lãnh đạo viết tường thuật cho tất cả kế hoạch, đề xuất, dịch vụ và đầu tư.

Rossman nói rằng việc thay thế các bài thuyết trình PowerPoint bằng các bản ghi chép hoàn chỉnh giúp những người tham gia cuộc họp phát triển sự rõ ràng về dự án hoặc đề xuất.

“Nó buộc các nhà lãnh đạo phải cất máy tính, điện thoại và không bị PowerPoint làm cho ngớ ngẩn. Nó buộc họ phải đọc nó, mò mẫm nó, hiểu sâu sắc về nó để có thể thảo luận tốt hơn”, ông nói.

Chủ tịch kiêm CEO Amazon Jeff Bezos không họp bằng PowerPoint. Ảnh: AFP

Trong thư cổ đông năm 2017, Bezos đã đưa ra một số hướng dẫn về cách viết một bài nội dung chuẩn bị cho cuộc họp. Ông nói điều này cần thời gian và thực hành, không nên kỳ vọng trở thành chuyên gia viết lách chỉ sau một đêm.

Theo ông, hầu hết mọi người nghĩ rằng họ có thể học cách viết trong vài giờ hoặc vài ngày. Trong thực tế, họ có thể mất nhiều tháng.

Ngoài ra, các lãnh đạo được giao nhiệm vụ viết cũng nhầm tưởng rằng một bản tường thuật 6 trang có thể được viết trong một, hai ngày hoặc thậm chí vài giờ, trong khi thực sự có thể mất một tuần hoặc hơn.

Theo Rossman, một bản trình bày PowerPoint thường bao gồm phần đầu với các câu không hoàn chỉnh và một loạt các dữ liệu và biểu đồ. Trong khi đó, một bản viết trình bày lại có cấu trúc kể chuyện, khuyến khích người viết suy nghĩ sâu sắc, rõ ràng.

Nếu bạn thích luyện tập viết thông tin theo cấu trúc kể chuyện trong các cuộc họp, Rossman khuyên bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi sau đây về ý tưởng của bạn.

– Khách hàng là ai?

– Chúng ta mang lại lợi ích gì cho họ?

– Những vấn đề chúng ta đang giải quyết cho họ?

– Tại sao ý tưởng này sẽ làm họ thích thú?

Khách hàng của bạn có thể khác với Amazon. Khách hàng ở đây có thể là một nhà đầu tư tiềm năng, một nhân viên hoặc một đối tác, bất cứ ai bạn cần thuyết phục.

Một bản viết có cấu trúc tốt sẽ xác định được đối tượng mục tiêu và nêu rõ những lợi ích mà họ sẽ nhận được từ việc áp dụng ý tưởng của bạn, những vấn đề mà ý tưởng của bạn giải quyết và tại sao mọi người sẽ vui mừng khi áp dụng ý tưởng đó.

Bezos từng nói văn hóa hội họp tại Amazon có thể trông kỳ lạ đối với những người mới đến. Nhưng thật tuyệt vời khi bắt đầu các cuộc họp bằng những câu chuyện thay vì những gạch đầu dòng.

Trong khi các công cụ chúng ta sử dụng để truyền đạt ý tưởng đã thay đổi thì bộ não con người không đổi thay. Khi tổ tiên chúng ta tập trung quanh đống lửa để chia sẻ những câu chuyện, họ không nói chuyện bằng những gạch đầu dòng. Họ kể mạch lạc cho nhau với khởi đầu, thân bài và kết thúc. Họ nói đầy đủ để đưa người nghe đến địa điểm và thời gian khác.