Trong quản trị cung ứng, việc ứng dụng nguyên tắc Pareto không còn là điều mới mẻ trên thế giới, nhưng hầu như chưa được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm mấy.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto (còn gọi là nguyên tắc 80/20) cho rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất nguyên tắc này và đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto. Năm 1897, trong một công trình nghiên cứu về của cải và thu nhập, Pareto đã kết luận rằng, một tỷ lệ rất lớn trong tổng thu nhập ở Ý (80%) được tập trung trong tay một ít người (20% dân số).

Ý tưởng này đã được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Nguyên tắc Pareto có thể được nêu ở nhiều dạng: 20% đầu vào tạo ra 80% kết quả, 20% nhân công sản xuất 80% sản phẩm, 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu, 20% lượng hàng tạo ra 80% tồn kho…

Tỷ lệ chính xác 80/20 ít khi xảy ra trong thực tế, nhưng sự không tương xứng giữa các cặp phạm trù nói trên vẫn thường xảy ra. Mấu chốt ở đây là, nhiều khi tập trung giải quyết chỉ 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt, thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác.

Dĩ nhiên, vẫn có những ngoại lệ hay nghịch lý. Chẳng hạn, theo Geoff Dliion – một chuyên gia marketing ở Toronto (Canada) thì khi áp dụng quy luật trên, các doanh nghiệp càng đầu tư nhiều cho tiếp thị nhằm nhắm đến 20% khách hàng thường xuyên theo doanh số bán thì hiệu quả của việc đầu tư càng giảm.

Tuy nhiên, nhìn chung, việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể.

Ứng dụng thế nào? 

Hiện nay, các phương thức thường được sử dụng trong quản trị cung ứng bao gồm cung ứng đúng thời điểm (Just In Time, JIT), chuỗi cung ứng (Supply Chain) hay cung ứng có lựa chọn (Choose Supply). Trong thực tế, vật tư hàng hóa mà một doanh nghiệp cần mua, cung ứng và dự trữ không phải đều có vị trí và tầm quan trọng như nhau đối với việc kinh doanh.

Việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể. Các nhà quản trị có thể sử dụng Pareto như một công cụ để tìm xem doanh nghiệp phải tập trung và ưu tiên những khu vực nào để vừa đạt được mục tiêu, vừa cắt giảm chi phí.

Chẳng hạn, thiếu một số này có thể làm tê liệt hoạt động của cả doanh nghiệp, một số khác quá đắt đỏ hoặc khó tìm kiếm và thu mua… Mặt khác, mức độ tập trung trong dự trữ của các doanh nghiệp cũng khác biệt. Có những doanh nghiệp dự trữ rất phân tán (nhiều mặt hàng và không có mặt hàng chủ đạo), một số khác thì dự trữ có tập trung hơn, nhưng mức độ tập trung cũng khác nhau.

Những điều đó dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp không phải cung ứng như nhau đối với mọi loại vật tư, hàng hóa, mà cần có lựa chọn, có ưu tiên. Vì vậy, cung ứng có lựa chọn đã trở thành một xu thế khá phổ biến. Về mặt kỹ thuật, giải pháp chủ yếu thường được xem xét trong quản trị cung ứng có lựa chọn là phương pháp phân tích Pareto (nguyên tắc 80/20) và phân tích ABC. Các phương pháp này liên quan đến cả lựa chọn phương thức cung ứng, ước lượng mức dự trữ trung bình của doanh nghiệp, mua hàng, nhà cung ứng.

Một vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải là tổ hợp các sản phẩm riêng rẻ ở các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sống của chúng, với các mức doanh thu khác nhau. Ở mỗi thời điểm, nó có thể tạo ra mối quan hệ về sản phẩm và doanh thu theo nguyên tắc 80/20, tức 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp thu được từ 20% loại sản phẩm trong danh mục. Nguyên tắc 80/20 cũng gợi ý, sẽ có 20% lượng hàng lưu kho gây ra 80% chi phí hoạt động.

Trong thực tế, việc ứng dụng nguyên tắc 80/20 có thể đưa đến những giải pháp hợp lý nhất trong quản trị cung ứng. Nguyên tắc 80/20 nhằm xác định sản phẩm nào sẽ được ưu tiên trong cung ứng. Chúng cũng giúp hoạch định chương trình phân phối, trong đó mỗi loại sản phẩm cụ thể được phân phối khác nhau. Đối với việc mua hàng, những chủng loại sản phẩm có doanh số cao và khối lượng mua nhiều, thường có lợi thế về chi phí nếu chúng được mua trực tiếp từ nhà sản xuất, còn nhóm sản phẩm có khối lượng hoặc doanh thu nhỏ có thể mua qua kho hàng trung gian.