Bên cạnh những thiệt hại nặng nề cho nền kinh tế, có thể nói khủng hoảng từ Covid-19 đang đẩy mạnh những thay đổi và tốc độ phản ứng trong nội bộ các doanh nghiệp kinh doanh.

Trong lịch sử nhân loại, khủng hoảng chính là điều kiện áp lực để đẩy nhanh quá trình đổi mới. Vào Thế chiến II, những người lính Mỹ đã tạo ra những thiết bị thay thế để vá phần bị hỏng của máy bay khi không có các bộ phận dự phòng. Hay trong vụ nổ trên tàu Apollo 13, các kỹ sư NASA đã nhanh chóng tìm ra những giải pháp đột phá để đưa các phi hành gia trở về Trái Đất an toàn.

Hiện nay, khủng hoảng từ dịch bệnh đã đem lại những thay đổi chưa từng có, kích thích trí sáng tạo và năng lực thích ứng của con người. Chỉ trong 10 ngày, Dyson đã có thể thiết kế thành công máy thở. Alibaba và nhà bán lẻ Zhongbai đã hợp tác để xây dựng hệ thống cửa hàng không nhân viên chuyên bán các mặt hàng thiết yếu và vật tư khử trùng. Chuỗi nhà hàng Chick-fil-A cũng sáng tạo hàng chục thay đổi để tối ưu hóa sự an toàn trong quy trình giao hàng khi nhu cầu mua đồ ăn mang đi tăng vọt.

Thực tế đây không phải điều bất ngờ bởi để duy trì phát triển, tất cả các công ty đều phải vận động và thay đổi nguyên tắc quản lý để theo kịp quá trình thích ứng.

Tuy nhiên, những thay đổi nhanh chóng trong thời điểm này so với quá trình vận hành truyền thống một hệ thống thường khá mong manh. Sau khi giai đoạn khủng hoảng đi qua, các doanh nghiệp trở lại hoạt động sản xuất bình thường, mọi người sẽ tiếp tục những phương thức truyền thống cho đến khi một sự tác động nào khác xảy ra và yêu cầu kịch bản nhanh để thích ứng. Bởi vậy Covid-19 đã thực sự để lại bài học cho các doanh nghiệp về vai trò dài hạn của sự đổi mới và công tác phản ứng nhanh trong chính nội bộ của mình.

Khủng hoảng chính là điều kiện áp lực để đẩy nhanh quá trình đổi mới trong nội bộ doanh nghiệp. (Ảnh: Twitter)

Xây dựng hệ thống phản ứng nhanh

Các hệ thống kinh doanh sẽ có tác động lớn hơn đến hiệu suất hoạt động dài hạn so với cá nhân. Trong thời gian các hoạt động phản ứng nhanh đang phát huy hiệu quả, công ty có thể phát triển trong toàn hệ thống để xây dựng sự linh hoạt.

Chìa khóa ở đây là xây dựng thói quen làm việc năng động, dễ ứng biến trong hệ thống phản ứng nhanh và thay đổi thói quen làm việc của mọi người bằng thời gian thử nghiệm.

Việc làm theo những thay đổi trong cách vận hành của công ty khác sẽ không đem lại hiệu quả bởi nhân viên chỉ cần phát triển những kỹ năng thực sự cần thiết trong môi trường làm việc đặc thù của bản thân. Mọi người đều cần thời gian để sáng tạo và thích ứng với mô hình hoạt động mới.

Tăng cường tốc độ đổi mới

Các giám đốc điều hành thường ngạc nhiên vì tốc độ thích ứng và đổi mới nhanh chóng trong tổ chức của họ trong suốt thời gian khủng hoảng. Công tác phản ứng nhanh của doanh nghiệp sẽ tập trung vào tốc độ trong điều kiện bình thường. Một biện pháp phổ biến đó là thay đổi sự chênh lệch về thời gian giữa phát hiện một vấn đề hoặc một cơ hội mới hay là đưa ra một giải pháp sáng tạo cho tất cả trường hợp khẩn cấp.

Theo dõi khoảng thời gian triển khai phản ứng nhanh có thể đem đến những góc nhìn đáng ngạc nhiên. Thời gian để thực hiện những đổi mới trong tập thể được xác thực bởi hai giai đoạn: thời gian để triển khai những thay đổi và thời gian để mọi người thích ứng với quá trình thay đổi đó. Giai đoạn sau bao gồm cả những trục trặc xảy ra trong quy trình vận hành như lịch hoạch định chiến lược, quy trình phê duyệt các ngân sách và tài trợ hay nhiều yếu tố khác.

Bởi vậy quá trình đổi mới trong doanh nghiệp thường dành 15-20% để thực hiện các thay đổi và còn lại là đợi kết quả khi tập thể đã làm quen và thích nghi với nó. Do sự chênh lệch khá đáng kể nên giải pháp đưa ra là giảm thời gian chờ đợi để thích ứng sẽ có hiệu quả gấp năm lần trong việc cải thiện nhanh hơn tốc độ công việc sau đổi mới.

Một cách khác để giảm thời gian chờ đợi đó là chia quy trình đổi mới thành các giai đoạn nhỏ hơn đem lại tốc độ phản hồi nhanh hơn. Điều này giúp mọi người trong hệ thống phức tạp có thể từng bước thích nghi và đáp ứng những nhu cầu mới. Việc thay đổi những kế hoạch dài hạn thành các đoạn nước rút ngắn hàng quý sẽ giảm được tối qua thời gian chời đợi và tăng hiệu quả cho dòng chảy đổi mới.

Đẩy nhanh quá trình đổi mới trong điều kiện bình thưởng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi đối mặt với khủng hoảng. (Ảnh: Inbusiness)

Cân bằng nguyên tắc tiêu chuẩn và đổi mới hoạt động

Để duy trì một môi trường năng động, công ty cần duy trì được hai hoạt động nền tảng. Ban lãnh đạo cần điều hành doanh nghiệp hiệu quả và đáng tin cậy trên hệ thống tiêu chuẩn trước đó đồng thời thay đổi công việc một cách linh hoạt.

Nếu không có những kịch bản phản ứng nhanh thì doanh nghiệp sẽ trở nên thụ động và dễ sụp đổ khi gặp khủng hoảng. Tuy nhiên, nếu không chú trọng vào hoạt động kinh doanh với nguyên tắc gốc thì cũng không thể có chất lượng hoạt động tốt, thậm chí dẫn đến chi phí cao, tăng mức độ rủi ro cả khách hàng và doanh nghiệp.

Trong giai đoạn trước đại dịch, nhiều doanh nghiệp đã lúng túng trước những thay đổi và thường tập trung cho những nguyên tắc gốc nên chỉ trong thời gian ngắn xảy ra khủng hoảng, toàn cầu đã chứng kiến sự sa sút thậm chí phá sản của không ít công ty. Để duy trì được hoạt động kinh doanh thì bên cạnh những tiêu chuẩn vàng thường ngày, việc thiết lập nhiều kịch bản và các cách ứng phó linh hoạt được nhiều doanh nghiệp tập trung hơn.

Giai đoạn dịch bệnh xảy ra có thể xem là cú hích tồi tệ nhất mà nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đối mặt. Tuy nhiên, đây không phải lần duy nhất khủng hoảng xảy ra khi thế giới chứng kiến những xung đột kinh tế toàn cầu như chiến tranh thương mại, gián đoạn kỹ thuận số chỉ trong hai thập kỷ gần đây.

Trong tương lai, không phải mọi doanh nghiệp đều sẽ thay đổi bản chất hoàn toàn nhưng việc sẵn sàng ứng phó với tình trạng khẩn cấp sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình vận hành. Một hệ thống phản ứng nhanh có thể giúp các doanh nghiệp đứng vững ngay trong tâm bão dù ở giai đoạn nào.