Khi bạn nhận được gần 150 email công việc mỗi ngày, bộ não của bạn có thể sẽ phải hoạt động hết công suất để xử lý cho hết đống email ấy, nhất là khi bạn là lãnh đạo của một công ty. Hãy xem cách các CEO hàng đầu như Bill Gates, Tim Cook quản lý email của họ để tìm ra hướng giải quyết hiệu quả cho chính bạn.

Bill Gates thường ưu tiên kiểm tra các email quan trọng trước, sau đó quay lại kiểm tra các email khác sau.

CEO Amazon Jeff Bezos chuyển tiếp email đến người có trách nhiệm với một ký tự

Khi một khách hàng gửi email cho Zeff Bezos để phàn nàn về điều gì đó liên quan đến Amazon, ông thường chuyển tiếp tin nhắn cho người thích hợp tại công ty, và chỉ thêm một ký tự: “?”

“Khi nhân viên của Amazon nhận được một email của Bezos kèm theo dấu “?”, họ thường phản ứng như thể họ vừa nhận được một quả bom hẹn giờ”, theo một bài viết trên Businessweek 2013.

“Họ thường phải mất một vài giờ để giải quyết bất cứ vấn đề gì mà CEO đã gắn dấu “?” và chuẩn bị tất cả các hướng giải quyết để giải thích trước một chuỗi các nhà quản lý trước khi trình bày câu trả lời trước Bezos”.

Arianna Huffington đồng sáng lập Huffington Post và 3 nguyên tắc dùng email

Huffington có 3 quy tắc đơn giản khi dùng email:

Không kiểm tra email nửa giờ trước khi đi ngủ

Không vội vàng kiểm tra email ngay khi vừa ngủ dậy

Không có email khi ở cùng các con

“Lần cuối cùng mẹ tôi tức giận với tôi trước khi bà qua đời là khi bà ấy nhìn thấy tôi đọc email trong khi nói chuyện với các con tôi cùng một lúc”, Huffington viết trong cuốn sách ‘Thrive’ của bà. Đừng vì kết nối theo một cách nông cạn đến toàn bộ thế giới mà làm mất đi kết nối sâu sắc với những người gần gũi nhất với chúng ta, bao gồm cả bản thân chúng ta”, bà viết.

CEO Apple Tim Cook đọc gần hết hơn 700 email mỗi ngày

Vị CEO này thường thức dậy rất sớm, từ 3h45 sáng mỗi ngày. Trong một cuộc phỏng vấn với ABC ông cho biết ông thường nhận được từ 700- 800 email mỗi ngày.

“Và tôi đọc gần hết chúng… Ngày nào cũng vậy. Tôi là một người tham công tiếc việc”, ông cho biết.

CEO Zappos Tony Hsieh thuê hẳn một nhóm toàn thời gian chuyên xử lý các email

CEO Zappos từng tiết lộ trong một buổi thảo luận trực tuyến trên Quora.com về cách quản lý email của các CEO hàng đầu (do Michael Chen khởi xướng) rằng ông đã thuê hẳn một nhóm 4-5 người xử lý email toàn thời gian.

“Thực tế thật thú vị, tôi nghĩ rằng danh hiệu chính thức của họ là Email Ninja”, Michael Chen nói.

CEO Etsy Chad Dickerson có một hệ thống để ghi nhớ các địa chỉ liên lạc

CEO của công ty quản lý thị trường trực tuyến từng nói với Fast Company rằng bạn cần phải có một hệ thống cho tất cả mọi thứ, bất kể đó là gì.

Ví dụ, bất cứ khi nào ông gặp một người mới và ngoài lưu thông tin liên lạc của họ vào sổ địa chỉ, ông còn ghi chép lại một số lưu ý khi họ gặp nhau và những gì đã thảo luận. Bằng cách đó, bất cứ khi nào ông gửi email cho người đó, ông sẽ có thể xem lại những lưu ý từ cuộc gặp của hai người trước khi chuyển sang hỏi.

CEO Microsoft Bill Gates may mắn không nhận quá nhiều email một ngày

Bill Gates từng tiết lộ trong chương trình “Today” vào năm 2013 rằng ông chỉ nhận được từ 40 – 50 email một ngày.

“Vì vậy, tôi có thể xử lý trước một số, và xem lại cho những email khác vào ban đêm”, ông cho biết. Tuy nhiên, “bạn phải chắc chắn rằng nếu bạn để một cái gì đó lại để xử lý sau, bạn nhất định phải quay lại để xử lý”, ông giải thích.

Người sáng lập, CEO Hint Wate Kara Goldin thức dậy sớm để kiểm tra email

Goldin coi buổi sáng là một phần quan trọng trong ngày và dành thời gian từ nửa đêm về sáng để kiểm tra email và lịch trình của cô.

Cô nói rằng cô thường truy cập vào hộp thư đến của mình lúc 5h30 vì “làm điều này mang lại cho tôi một sự hiểu biết rõ ràng về những gì sẽ diễn ra trong 12 giờ tiếp theo và những gì tôi cần ưu tiên làm trước khi tới văn phòng”, cô cho biết.

Chủ tịch điều hành Google Eric Schmidt trả lời ngay lập tức mỗi email

Trong cuốn sách “How Google Works”, cựu CEO Google viết: Việc tốt nhất và bận rộn nhất là giải quyết nhanh chóng các email gửi đến không chỉ cho chính chúng tôi hay cho một số ít người gửi, mà còn cho tất cả mọi người.

Thậm chí khi câu trả lời chỉ đơn giản là “đã nhận thư”, bạn cũng nên trả lời lại để thiết lập một vòng tuần hoàn thông tin tích cực và xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, có uy tín.

Kiều Châu/BizLIVE.vn