Lần đầu tiên làm quản ký mang đến nhiều cảm giác tích cực nhưng đi cùng cũng là những áp lực rất nặng nề. Quản lý không chỉ là câu chuyện thăng chức tăng lương mà là một sự biến động lớn trong thói quen công việc, suy nghĩ, tầm nhìn mỗi ngày của bạn.
Ở giai đoạn mới này, bạn cần thận trọng với những sai lầm phổ biến sau trong quá trình điều hành tổ chức.
1. Cố gắng làm mọi thứ một mình
Khi còn là nhân viên, bạn chỉ việc tập trung giải quyết các nhiệm vụ được giao. Bạn có sẵn một danh sách các công việc cần xử lý.
Ở vị trí mới, bạn là người đặt ra các danh sách đó, vì vậy bước chuyển này sẽ gây lúng túng cho các quản lý mới trong giai đoạn đầu. Và họ thường vấp phải sai lầm là tập trung làm mọi thứ một mình.
Là một quản lý, bạn không thể chỉ tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ cá nhân. Bạn cần phải nỗ lực để giúp các cộng sự cùng hoàn thành công việc chung. Từ bây giờ, thành công của bạn là thành công chung của cả nhóm.
Vì vậy, thay vì bận rộn với giải quyết công việc cá nhân, bạn cần phải giám sát, hướng dẫn và tập huấn cho các thành viên trong nhóm.
2. Tập trung vào chi tiết hơn là mục tiêu
Sai lầm thứ hai mà các quản lý mới thường gặp phải là tập trung quá nhiều vào chi tiết.
Khi còn làm việc ở vị trí nhân viên, bạn thường chỉ quan tâm để trả lời email, điện thoại, xử lý các giấy tờ… Nhưng ở vị trí quản lý, bạn không thể lúc nào cũng quan tâm đến từng chi tiết công việc của mỗi thành viên, mỗi dự án đang chạy. Nếu cứ cố kiểm soát hết mọi thứ dù nhỏ nhặt nhất, bạn có thể biến mình thành một nhà quản lý chi li. Điều này không tốt cho cả bạn lẫn bộ phận.
Điều quan trọng cần nhận ra là, các nhà quản lý mới phải tập trung năng lượng để quan sát bức trang tổng quan. Tầm nhìn bao quát là một kỹ năng cần thiết phải có ở cấp quản lý để có thể điều phối các thành viên làm việc hiệu quả.
3. Bắt chước phong cách nào đó
Phát triển kỹ năng quản lý không đơn giản chỉ có khi bạn ngồi vào vị trí đó. Điều này cần thời gian và nhiều thử nghiệm. Giai đoạn đầu, xu hướng tìm một hình mẫu quản lý nào đó để bắt chước là điều hiển nhiên, đặc biệt là đối với những cá nhân được thăng chức từ bên trong nội bộ.
Điều này không tốt về dài hạn. Vì nó sẽ ngăn bạn khám phá những năng lực riêng của bản thân. Sau những tháng đầu bỡ ngỡ, bạn nên quan sát để tìm ra phong cách lãnh đạo riêng của mình, có như vậy bạn mới thực sự để lại một tác động riêng đối với tổ chức.
4. Hứa những điều không thể thực hiện
Các quản lý mới thường rất muốn làm hài lòng tất cả các thành viên trong nhóm, nhằm chứng tỏ mình là một người lãnh đạo hiệu quả và được ngưỡng mộ.
Tuy nhiên, tâm lý này sẽ dẫn bạn đến việc hứa những điều ngoài khả năng xử lý của bản thân. Ví dụ ngay lập tức thay đổi hệ thống quy trình làm việc của công ty. Điều mà các nhà quản lý mới thường quên mất là hành động chứ không phải lời nói sẽ tạo nên uy tín cho mỗi cá nhân.
Hứa hẹn quá nhiều ban đầu có thể làm thỏa mãn cảm xúc nhất thời của bạn và nhân viên, nhưng về sau sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của bạn. Vì vậy, hãy thận trọng trước mọi cam kết với nhân viên, đối tác.
5. Đánh mất cơ hội
Hãy thận trọng nhưng đừng chần chừ trong hành động. Nếu bạn có bất kỳ cơ hội nào có thể thay đổi tổ chức theo chiều hướng tốt hơn như loại bỏ đi những cuộc họp không hiệu quả, giảm tải quy trình báo cáo, thủ tục không cần thiết… thì hãy thực hiện. Cơ hội không đến lần thứ hai.
6. Từ chối đưa ra quyết định
Thiếu kinh nghiệm quản lý trước đó sẽ dẫn đến tâm lý “chùn tay” khi đưa ra bất kỳ quyết định nào cho các nhà quản lý mới. Mọi người thường sẽ suy nghĩ quá nhiều, cân nhắc quá kỹ đến mức không còn biết mình nên quyết định thế nào.
Lý do của điều này là áp lực mỗi quyết định đưa ra không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mà còn cả các đồng nghiệp. Lúc này, một lời khuyên từ người đã có kinh nghiệm quản lý là điều bạn cần để tham khảo tìm lối ra cho vấn đề.
7. Thu mình lại
Lần đầu làm quản lý thường khiến mọi người e dè với cảm giác vượt qua giới hạn. Bạn sẽ không muốn thay đổi một điều gì đó mà thiếu sự hiểu biết về nhân viên, mục tiêu phát triển, nhu cầu của tổ chức…
Song suy nghĩ quá nhiều sẽ lấy mất thời gian để bạn thực sự tạo ra những thay đổi tích cực. Mặt khác, thiếu định hướng, công việc sẽ dễ trở nên rối tung, các nhân viên sẽ nghi ngờ khả năng điều hành của bạn.
Lúc này, bạn cần nhớ, cần thời gian để từ một người non kinh nghiệm quản lý trở thành nhà lãnh đạo vững chắc. Chìa khóa để cân bằng giữa cảm giác không quyết định quá vội vã và không dám ra quyết định, giữa độc đoán và nhu nhược, giữa háo hức thay đổi và suy xét thực tế chính là tâm lý học hỏi.
Hãy nhớ rằng vị trí này, công việc này là một quá trình học hỏi lâu dài. Hãy can đảm tìm tòi, trải nghiệm và chấp nhận thất bại. Có đi qua những điều này thì bạn mới có thể trưởng thành trong vị trí quản lý được.
